Aktualisierte Datenschutzbestimmungen für das eLearning Portal der Hagen Law School

Den Schutz der Privatsphäre bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten unserer Teilnehmenden nehmen wir sehr ernst. Aus diesem Grund halten wir uns streng an die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz.

Zur Durchführung unseres Lehrgangs- und Fortbildungsangebots nutzen wir das elektronische eLearning Portal Moodle, ein Open Source Softwarepaket zur Unterstützung der Lehre. Damit ist ein webbasierter Zugriff auf unsere Onlinekurse möglich. Auf unserem eLearning Portal können ausschließlich registrierte NutzerInnen mit individuellen Zugangsdaten zugreifen.

1. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung/Registrierung zu unserem Lehrgangs- und Fortbildungsangebot und Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden Ihre im Rahmen der Anmeldung/Registrierung freiwillig übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung unseres Lehrgangs- und Fortbildungsangebots. Sie werden maschinell zur Abwicklung des Vertrags sowie zur Durchführung des eLearning-Angebotes von der iuria GmbH verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Um an dem Lehrgangs- und Fortbildungsangebot teilnehmen und unser eLearning Portal nutzen zu können, erheben wir als Daten

• Ihren Namen und Vornamen,
• Ihre E-Mail-Adresse,

und bei Teilnahme an unseren Fortbildungen zusätzlich

• Ihre Adressdaten sowie
• Ihr Geburtsdatum

2. Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung unseres Lehrgangs- und Fortbildungsangebot und Zweck der Verarbeitung

Die im Zuge der Registrierung/Anmeldung zu unserem Angebot erhobenen und auf unserem eLearning Portal gespeicherten personenbezogenen Daten werden benötigt, um Zertifikate – gleichfalls personenbezogene Daten – zu erstellen, welche die erfolgreiche Teilnahme an unseren Fachanwaltslehrgängen und Fortbildungsangeboten nachzuweisen bezwecken. Diese Zertifikate werden im eLearning Portal für den jeweiligen Nutzer verwendbar gemacht. Rechtsgrundlage für die dabei anfallenden Datenverarbeitungsvorgänge ist wiederum Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Im Vorfeld der Erstellung und Verwendbarmachung dieser Zertifikate finden die im Folgenden näher beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge statt:

a. Datenverarbeitungsvorgänge bei der Teilnahme unseren Fachanwaltslehrgängen und Fortbildungsangeboten (mit Ausnahme unserer Online-Fortbildungen über den Videokonferenzdienst Zoom).

Auf dem eLearning Portal wird über die bei der Anmeldung übermittelten personenbezogenen Daten hinaus protokolliert, zu welcher Zeit der/die Teilnehmer*in auf welche Studienmaterialien (Studieneinheiten und Lernerfolgskontrolle) zugegriffen hat. Bei unseren Lernerfolgskontrollen setzen wir ein automatisiertes Verfahren im Multiple-Choice-Format ein. Dies erfolgt zum Zwecke der Prüfung und Dokumentation der Teilnahme an unserem Angebot sowie der auf dem Nachweis der Teilnahme basierenden Ausstellung eines rechtsgültigen Zertifikats. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungsvorgänge ist damit Art. 6 Abs. 1 lit. b).

Wir werden zeitnah nach erfolgreichem Abschluss eines Fachanwaltslehrgangs oder einer Fortbildung im Selbststudium bzw. dem Auslaufen eines Fernunterrichtsvertrags vorbenannte personenbezogene Daten von unserem eLearning Portal löschen.

Zur Erfüllung möglicher nachwirkender Vertragspflichten werden wir allerdings, sofern uns Ihrerseits kein vorheriges Löschungsverlangen zugeht, Ihre personenbezogenen Daten 19 Monate – gerechnet ab Zeitpunkt des Abschlusses des Lehrgangs bzw. der Fortbildung oder des Auslaufens des Fernunterrichtsvertrags – aufbewahren und diese sodann unverzüglich löschen.

Sollten Sie jedoch unseren Fernunterrichtsvertrag kündigen, werden wir unverzüglich nach Eingang Ihrer Kündigungserklärung Ihre personenbezogenen Daten löschen.

b. Datenverarbeitungsvorgänge bei der Teilnahme an unseren Online-Fortbildungen über den Videokonferenzdienst Zoom

Zur Durchführung unseres Fortbildungsangebots Online-Fortbildung (Zoom) nutzen wir neben dem von unserem Auftragsverarbeiter eLeDia - e-Learning im Dialog GmbH bereitgestellten eLearning Portal den Videokonferenzdienst Zoom (Zoom Video Communications, Inc. USA). Die Teilnahme kann mittels mobiler und stationärer Endgeräte erfolgen. Für die Planung und Durchführung einer Online-Veranstaltung ist eine Registrierung der iuria GmbH erforderlich, durch die Konten von der iuria GmbH angelegt und verwaltet werden. Diese Hinweise gelten ausschließlich für Konten, die von der iuria GmbH verwaltet werden.

aa. Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Ermöglichung der Durchführung unseres Fortbildungsangebots Online-Fortbildung (Zoom) über eine Online-Videokonferenzlösung.

bb. Umfang der Datenverarbeitung und Datenübermittlung

Die iuria GmbH übermittelt im Rahmen der Registrierung und Authentifizierung neben eigenen Daten sowie denjenigen ihrer Dozenten optional auch solche der Teilnehmer am Fortbildungsangebot an den Anbieter Zoom Video Communications, Inc in die USA. Folgende personenbezogene Daten sind betroffen:

• Stammdaten (E-Mail-Adresse)
• Teilnehmer-Status („ist Kursteilnehmer*in der Fortbildung der iuria GmbH“)

Für die genannten Aufgaben und zur Teilnahme an Zoom-Meetings werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

Stammdaten:

• E-Mail-Adresse, Kennung, Rechte, Rollen,
• Gruppenzugehörigkeit, Status
• Kommunikationsbezogene Meta-Daten:

Meeting-Titel, Meeting-Beschreibung, Start- und Endzeitpunkt der Kommunikation, Beitritt/Eintritt sowie Austritt von Teilnehmer*innen, IP-Adresse, Geräte- /Hardware-/Browser-Informationen wie MAC-Adresse, Geräte-ID, Gerätetyp, Angaben zum Betriebssystem

• Kommunikationsinhalte:

Text-, Audio-, Bild- und Videoübertragung, Dateiübertragungen während der Videokonferenzen

Während der Durchführung der Fortbildung werden darüber hinaus Anwesenheitskontrollen durchgeführt (Chatabfrage über Zoom). Diese Anwesenheitsüberprüfung wird von uns zum späteren Nachweis protokolliert und gespeichert. Sie erfolgt zum Zwecke der Prüfung und Dokumentation der Teilnahme sowie der Ausstellung des Zertifikats.

Die Datenübermittlung zu Zoom Video Communications, Inc. in die USA erfolgt außerdem gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses („EU-U.S. Data Privacy Framework“).

cc.   Einschaltung von Zoom Inc. als Auftragsverarbeiter

Da zur Gewährleistung unseres Angebots personenbezogenen Daten an die Zoom Inc. (Datenschutzbestimmungen Video Communications Zoom Inc.) weitergegeben werden, hat die iuria GmbH mit dem Anbieter Zoom Video Communications Inc. einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Zoom ist ebenfalls an die Vorgaben der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes und anderer gesetzlicher Vorschriften gebunden und handelt ausschließlich auf unsere Weisung.

dd. Dauer der Datenverarbeitung / Datenlöschung

Die aufgeführten Stammdaten werden spätestens mit der Kontolöschung gelöscht. Die kommunikationsbezogenen Meta-Daten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich sind. Kommunikationsinhalte werden nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Die Protokollierung der Anwesenheit wird unverzüglich nach der Erstellung des Teilnahmezertifikats gelöscht.

ee. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die oben beschriebenen Vorgänge der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom ist die Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO), die Rechtsgrundlage hierfür wäre Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

ff.     Verwendung technisch notwendiger Cookies

Bei der Nutzung von Zoom werden technisch notwendige Cookies (kleine Textdateien) auf dem Rechner des/der Teilnehmer*in gespeichert. Eine Nutzung von Zoom ist ohne die Speicherung dieser Cookies nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verwendung technisch notwendiger Cookies ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3. Verwendung technisch notwendiger Cookies bei der Nutzung des eLearning Portals

Bei der Nutzung des eLearning Portals werden technisch notwendige Cookies (kleine Textdateien) auf dem Rechner des/der Teilnehmer*in gespeichert. Eine Nutzung des eLearning Portals ist ohne die Speicherung dieser Cookies nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verwendung technisch notwendiger Cookies ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

4. Optionale Datenverarbeitungsvorgänge

Als Begleitleistungen, deren Inanspruchnahme für die Zertifizierung einer erfolgreichen Teilnahme an unseren Lehrgängen und Fortbildungen nicht erforderlich ist, für die Teilnehmer aber eine von uns eingeräumte Nutzungsmöglichkeit sein kann, bietet die iuria GmbH über das eLearning Portal die Beteiligung an verschiedenen Nachrichtenforen, die Nutzung einer Chatfunktion sowie – für die Teilnehmer an Fachanwaltslehrgängen – den Zugang zur Dienstleistung „Wolters Kluwer Online“ an.

a. Nutzung von Chatfunktion und Nachrichtenforen

Bei der bloß passiven Nutzung unserer über das eLearning Portal betriebenen Nachrichtenforen zu Informationszwecken fallen keine zusätzlichen Datenverarbeitungsvorgänge an. Wird allerdings von der Option Gebrauch gemacht, durch eigene Beiträge zu Vorgängen im Zusammenhang mit der Durchführung unseres Angebots Stellung zu nehmen, findet eine Speicherung und Offenlegung dieses Beitrags mitsamt Verknüpfung zu Vor- und Nachname des Nutzers im Forum statt. Auch bei der Nutzung der Chatfunktion findet eine Speicherung der Nachrichten mitsamt Verknüpfung zu Vor- und Nachname des Nutzers, wobei diese Nachrichten nur für die am kommunikativen Austausch per Chatfunktion unmittelbar Beteiligten zugänglich sind.

Zweck dieser Datenverarbeitungsvorgänge ist die Gewährleistung des kommunikativen mit anderen Nutzern, Fachbetreuern und Referenten.

Rechtsgrundlage des Datenverarbeitungsprozesses ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Löschung der in ein Forum eingestellten Beiträge erfolgt zwei Jahre nach Einstellung des letzten Beitrags in einem Thread. Die im Rahmen der Chatfunktion ausgetauschten Nachrichten werden mit der Löschung des Nutzerprofils (vgl. unten Nr. 6) gelöscht. Bereits zuvor können die Nutzer selbst ihre Beiträge in Foren und Nachrichten in Chats durch freie Ausübung einer „Löschen-Funktion“ löschen.

b.     Nutzung von Wolters Kluwer Online (Juristische Online-Fachbibliothek)

Für die Nutzung der juristischen Fachbibliothek „Wolters Kluwer Online“ (Datenschutzbestimmungen) unseres Kooperationspartners Wolters Kluwer Deutschland GmbH werden keine der in das eLearning Portal eingepflegten personenbezogenen Daten weitergegeben. Allerdings werden von Wolters Kluwer die folgenden kommunikativen Metadaten bei der Nutzung erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Der Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werde

Zweck dieser Datenverarbeitung ist es, die Nutzung des Angebots „Online-Fachbibliothek“ von Wolters Kluwer zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens neunzig Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nicht. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Zudem werden bei der Nutzung der Fachbibliothek technisch notwendige Cookies (kleine Textdateien) von Wolters Kluwer auf dem Rechner des/der Teilnehmer*in gespeichert. Eine Nutzung der Fachbibliothek ist ohne die Speicherung dieser Cookies nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verwendung technisch notwendiger Cookies ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Da zur Gewährleistung unseres Angebots personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat die iuria GmbH mit dem Anbieter Wolters Kluwer Deutschland GmbH einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Wolters Kluwer Deutschland GmbH ist ebenfalls an die Vorgaben der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes und anderer gesetzlicher Vorschriften gebunden und handelt ausschließlich auf unsere Weisung.

5. Einsatz von Auftragsverarbeitern beim Betrieb des eLearning Portals

Um unser Angebot zu gewährleisten, geben wir die in das eLearning Portal eingepflegten personenbezogenen Daten an den technischen Betreiber des eLearning Portals, die eLeDia - e-Learning im Dialog GmbH (Datenschutzbestimmung eledia) weiter (sog. Datenverarbeitung im Auftrag). Die eLeDia ist ebenfalls an die Vorgaben der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes und anderer gesetzlicher Vorschriften gebunden und handelt ausschließlich auf unsere Weisung.

6. Dauer der Datenspeicherung und Löschfristen

Sollten Sie nicht zwischenzeitlich einen Folgevertrag über einen weiteren Fachanwaltslehrgang oder eine weitere Fortbildung mit uns abgeschlossen haben, für dessen Erfüllung die Nutzung des Lehrportals erforderlich ist, gilt Folgendes:

Wir werden zeitnah nach erfolgreichem Abschluss eines Fachanwaltslehrgangs oder einer Fortbildung bzw. dem Auslaufen eines Fernunterrichtsvertrags Ihre im Rahmen der Registrierung übermittelten personenbezogenen Daten sowie die gespeicherten Zertifikate von unserem eLearning Portal löschen.

Zur Erfüllung möglicher nachwirkender Vertragspflichten werden wir allerdings, sofern uns Ihrerseits kein vorheriges Löschungsverlangen zugeht, Ihre personenbezogenen Daten 19 Monate – gerechnet ab Zeitpunkt des Abschlusses des Lehrgangs bzw. der Fortbildung oder des Auslaufens des Fernunterrichtsvertrags – aufbewahren und diese sodann unverzüglich löschen.

Sollten Sie jedoch unseren Fernunterrichtsvertrag kündigen, werden wir unverzüglich nach Eingang Ihrer Kündigungserklärung Ihre personenbezogenen Daten löschen.

Sollten Sie nach Abschluss eines Fernunterrichtsvertrags einen weiteren Fernunterrichtsvertrags mit uns abgeschlossen haben, so bestimmt sich der Beginn obiger Löschungsfristen nach Abschluss, Auslaufen oder Kündigung des letzten zu erfüllenden Vertragsverhältnisses.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage unter Datenschutz.